Desain database yang baik akan memastikan bahwa data yang mudah untuk mempertahankan. Anda menyimpan data dalam tabel dan masing-masing tabel berisi data mengenai hanya satu mata pelajaran, seperti pelanggan. Karena itu, Anda memperbarui bagian tertentu dari data, seperti alamat, hanya dalam satu tempat dan perubahan yang muncul secara otomatis seluruh data.

Baik dirancang database biasanya berisi berbagai jenis permintaan yang menampilkan informasi yang Anda butuhkan. J permintaan mungkin menunjukkan subset data, seperti semua pelanggan di London, atau kombinasi data dari berbagai tabel, seperti urutan informasi dikombinasikan dengan informasi pelanggan.

Query ini mengambil ID pesanan, nama perusahaan, kota, dan informasi yang diperlukan untuk pelanggan di London yang pesanan yang diperlukan pada bulan April.

Hasil yang Anda inginkan dari database Anda - formulir dan data akses halaman (data akses halaman: Sebuah halaman web, yang diterbitkan dari Access, yang memiliki koneksi ke database. Dalam data mengakses halaman, Anda dapat melihat, menambah, mengedit , dan memanipulasi data yang disimpan dalam database. Halaman juga bisa memasukkan data dari sumber lain, seperti Excel.) yang akan digunakan, dan laporan yang akan dicetak - tidak harus memberikan petunjuk tentang bagaimana Anda harus struktur tabel dalam database Anda, karena Anda sering dasar formulir, laporan, dan data akses halaman pada query bukan tabel.

Sebelum Anda menggunakan Microsoft Access untuk membangun sebenarnya tabel, query, formulir, dan benda lainnya, it's a good idea untuk skets dan mengolah lagi Anda desain di atas kertas terlebih dahulu. Anda juga dapat memeriksa database yang dirancang mirip dengan salah satu yang akan merancang, atau anda dapat membuka contoh Northwind database dan Hubungan kemudian membuka jendela (window Hubungan: Sebuah jendela di mana Anda melihat, membuat, dan memodifikasi hubungan antara tabel dan query .) untuk mengkaji dan desain.

Ikuti langkah dasar saat merancang database Anda.

Menentukan tujuan anda database

Langkah pertama dalam merancang database adalah untuk menentukan tujuan dan cara itu yang akan digunakan:

Berbicara kepada orang-orang yang akan menggunakan data. Brainstorming mengenai pertanyaan-pertanyaan Anda dan mereka ingin ke database terbaik.

Sketch out laporan ingin database untuk menghasilkan.

Mengumpulkan formulir yang saat ini Anda gunakan untuk merekam data Anda.

Saat Anda menentukan tujuan anda database, daftar informasi yang Anda inginkan dari data akan mulai muncul. Dari itu, Anda dapat menentukan fakta apa yang anda butuhkan untuk menyimpan data dalam setiap mata pelajaran dan apa yang sebenarnya dimiliki. Fakta ini sesuai dengan kolom (kolom) dalam database Anda, dan mata pelajaran yang mereka fakta milik sesuai dengan tabel.

Menentukan kolom yang perlu di database

Bidang masing-masing adalah fakta tentang subyek tertentu. Misalnya, Anda mungkin perlu untuk menyimpan fakta-fakta berikut tentang pelanggan Anda: nama perusahaan, alamat, kota, negara, dan nomor telepon. Anda perlu membuat sebuah bidang terpisah untuk tiap-tiap fakta. Ketika menentukan bidang yang Anda butuhkan, memelihara prinsip-prinsip desain ini diketahui:

Mencakup semua informasi yang Anda perlu.
Menyimpan informasi dalam bagian terkecil logis. Misalnya, nama pegawai sering terbelah menjadi dua bagian, firstname dan belakang, sehingga sangat mudah untuk mengurutkan data oleh belakang.
Jangan membuat field untuk data yang terdiri dari beberapa item daftar. Misalnya, dalam tabel Suppliers, jika Anda membuat bidang Produk yang berisi daftar terpisah-koma dari setiap produk yang Anda terima dari pemasok, maka akan lebih sulit untuk menemukan hanya pemasok yang menyediakan produk tertentu.

Tidak termasuk yang berasal atau dihitung data (data yang merupakan hasil dari sebuah ekspresi (ekspresi: Setiap kombinasi matematika atau logis operator, konstan, fungsi, dan nama-nama bidang, kontrol, dan properti yang menilai ke satu nilai. Expressions dapat melakukan perhitungan, memanipulasi karakter, atau tes data.)). Misalnya, jika Anda memiliki UnitPrice Jumlah bidang dan bidang, tidak membuat tambahan bidang yang mengalikan nilai di kedua bidang.
Jangan membuat bidang yang mirip satu sama lain. Misalnya, dalam tabel Suppliers, jika Anda membuat kolom Product1, Product2, dan Product3, maka akan lebih sulit untuk menemukan semua pemasok yang menyediakan produk tertentu. Selain itu, anda perlu mengubah desain database Anda jika pemasok menyediakan lebih dari tiga produk. Anda hanya perlu satu bidang untuk produk jika anda menaruh di bidang Produk tabel bukan dalam tabel Suppliers.
Menentukan tabel yang Anda butuhkan dalam database

Setiap tabel harus berisi informasi tentang satu subjek. Daftar isian ini akan memberikan petunjuk ke meja yang Anda butuhkan. Misalnya, jika Anda memiliki HireDate bidang, dengan subjek seorang karyawan, sehingga termasuk dalam tabel Karyawan. Anda mungkin ada meja untuk Pelanggan, meja untuk Produk, dan meja untuk Orders.

Menentukan tabel yang dimiliki oleh masing-masing bidang

Bila Anda memutuskan tabel yang dimiliki oleh masing-masing bidang, memelihara prinsip-prinsip desain ini diketahui:

Tambahkan ke lapangan hanya satu meja.

Jangan menambahkan lapangan ke meja jika akan menghasilkan informasi yang sama muncul dalam beberapa catatan di dalam tabel. Jika Anda menentukan bahwa sebuah field dalam tabel akan mengandung banyak informasi yang sama, yang mungkin adalah bidang yang salah dalam tabel.
Misalnya, jika Anda menempatkan bidang berisi alamat pelanggan di tabel Orders, informasi yang mungkin akan diulangi di lebih dari satu catatan, karena pelanggan akan mungkin lebih dari satu tempat pesanan. Namun, jika Anda memasukkan alamat lapangan di tabel Pelanggan, akan muncul hanya sekali. Dalam hal ini, tabel di database Microsoft Access (Microsoft Access database: Sebuah kumpulan data dan objek, seperti tabel, query, atau bentuk, yang berhubungan dengan topik atau tujuan tertentu. Microsoft Jet Database Engine mengelola data.) berbeda dari sebuah tabel dalam database flat file seperti spreadsheet.

Ketika setiap bagian dari informasi yang tersimpan hanya sekali, Anda memperbaruinya dalam satu tempat. Hal ini lebih efisien, dan juga menghilangkan kemungkinan untuk menduplikasi masukan yang berisi informasi yang berbeda.

Mengidentifikasi bidang atau bidang dengan nilai unik dalam setiap record

Dalam rangka untuk Microsoft Access untuk menghubungkan informasi yang tersimpan dalam tabel terpisah - misalnya, untuk menghubungkan pelanggan dengan semua pelanggan pesanan - setiap tabel dalam database Anda harus menyertakan sebuah lapangan atau bidang yang unik setiap catatan dalam tabel. Seperti lapangan atau bidang yang disebut sebagai kunci utama (primer kunci: Satu atau lebih field (kolom) nilai atau nilai-nilai yang unik mengidentifikasi setiap record dalam tabel. A kunci primer tidak dapat membolehkan Null nilai dan harus selalu memiliki indeks yang unik. J tombol utama digunakan untuk berhubungan meja kunci asing ke dalam tabel.).

Menentukan hubungan antara tabel

Sekarang Anda telah dibagi informasi Anda ke dalam tabel dan mengidentifikasi kunci primer (kunci utama: Satu atau lebih field (kolom) nilai atau nilai-nilai yang unik mengidentifikasi setiap record dalam tabel. A kunci primer tidak dapat membolehkan Null nilai dan harus selalu ada yang unik indeks. J tombol utama digunakan untuk berhubungan meja kunci asing ke dalam tabel.) bidang, anda perlu cara kirim ke Microsoft Access cara untuk membawa kembali informasi yang terkait bersama-sama lagi dalam cara yang bermakna. Untuk melakukan ini, anda menentukan hubungan (hubungan: Sebuah asosiasi dibentuk antara bidang umum (kolom) dalam dua tabel. J hubungan dapat menjadi satu-ke-satu, satu-ke-banyak, atau ke-banyak-banyak.) Antara meja.

Anda dapat menemukan berguna untuk melihat hubungan yang ada di yg dirancang database seperti contoh Northwind database.

Anda memperbaiki desain

Setelah merancang tabel, kolom, dan hubungan (hubungan: Sebuah asosiasi dibentuk antara bidang umum (kolom) dalam dua tabel. J hubungan dapat menjadi satu-ke-satu, satu-ke-banyak, atau ke-banyak-banyak. ), Anda membutuhkan, saatnya untuk belajar desain dan mendeteksi flaws apapun yang mungkin tetap. Lebih mudah untuk mengubah database desain dari sekarang akan setelah Anda telah mengisi tabel dengan data.

Menggunakan Microsoft Access untuk membuat tabel, menentukan hubungan antara meja, dan masukkan sampel cukup data dalam tabel sehingga Anda dapat menguji desain Anda. Untuk menguji hubungan dalam database Anda, apakah Anda dapat membuat permintaan untuk mendapatkan jawaban yang Anda inginkan. Draft kasar membuat Anda dan bentuk laporan dan melihat apakah mereka menunjukkan data yang Anda harapkan. Tak perlu mencari duplikasi data dan menghapuskan mereka.

Memasukkan data dan membuat database objek lainnya

Bila Anda puas bahwa struktur tabel memenuhi prinsip-prinsip desain yang dijelaskan di sini, maka saatnya untuk maju dan menambahkan semua data yang ada pada tabel. Anda dapat membuat database objek lain - query (permintaan: Sebuah pertanyaan tentang data yang disimpan dalam tabel, atau permintaan untuk melakukan tindakan pada data. J permintaan dapat membawa bersama data dari beberapa tabel untuk dijadikan sebagai sumber data untuk formulir, laporan, atau data akses halaman.), bentuk (berupa: Sebuah Akses data pada obyek yang Anda menempatkan kontrol untuk mengambil tindakan atau untuk memasukkan, menampilkan, dan mengedit data dalam bidang.), laporan (laporan: An Akses database objek yang mencetak informasi diformat dan disusun sesuai dengan spesifikasi. Contoh ringkasan laporan penjualan, daftar telepon, dan mailing label.), halaman akses data (data akses halaman: Sebuah halaman web, yang diterbitkan dari Access, yang memiliki sambungan ke database. Dalam data mengakses halaman, Anda dapat melihat, menambah, mengedit, dan memanipulasi data yang disimpan dalam database. Halaman juga bisa memasukkan data dari sumber lain, seperti Excel.), macro (makro: Sebuah tindakan atau mengatur tindakan yang dapat Anda gunakan untuk tugas-tugas otomatis.), dan modul (modul: Sebuah kumpulan deklarasi, pernyataan, dan prosedur yang tersimpan bersama sebagai satu unit yang bernama. Terdapat dua jenis modul: standar kelas dan modul modul.).