Dalam sehari Kita diberi waktu selama 24 jam yang digunakan untuk beraktivitas dan beristirahat. Namun pada kenyataannya seringkali Kita tidak mampu menyeimbangkan waktu antara aktivitas dan istirahat sehingga waktu yang mungkin digunakan untuk beraktivitas seringkali mengurangi waktu untuk beristirahat, demikian pula sebaliknya.
      Kali ini Saya akan mencoba berbagi sedikit tips untuk menghemat waktu beraktivitas, terutama aktivitas kerja yang dalam kesehariannya seringkali memakan waktu dan mengurangi waktu untuk beristirahat sehingga Kita juga dapat meluangkan waktu Kita untuk keluarga maupun kerabat-kerabat lain diluar lingkungan kantor atau Perusahaan tempat kita bekerja.
      Jika Anda merasa waktu yang gunakan dikantor atau tempat Anda bekerja banyak memakan waktu dan mengurangi waktu untuk beristirahat sehingga Anda tidak dapat meluangkan waktu untuk Keluarga maupun kerabat-kerabat lain diluar lingkungan kantor atau Perusahaan tempat Anda bekerja, Anda dapat mencoba beberapa tips dibawah ini :

1. Menjawab surat-surat dengan bijak
      Alokasikan waktu setiap hari untuk menjawab semua korespondensi, e-mail, voice-mail, pesan-pesan, memo antar kantor, dll. Jika Anda butuh waktu lebih dari satu jam untuk membaca dan menjawab e-mail, Anda mengalami kegagalan “sistem”.

2. Lakukan panggilan telepon dengan bijak
- Lakukan dan selesaikan panggilan telepon pada waktu yang telah ditetapkan. Waktu yang paling efektif adalah pukul 10.00–11.30 dan 14.00–16.00. Apabila orang yang Anda hubungi tidak ada di tempat, buatlah janji temu yang pasti, atau tinggalkanlah pesan yang jelas.
- Beri tahu semua pihak yang berkepentingan dengan Anda bahwa Anda hanya menerima panggilan telepon pada jam-jam tertentu selama hari kerja. Panggilan di luar jam itu akan ditangani oleh asisten/sekretaris Anda atau mesin penjawab Anda.
- Gunakan voice-mail secara kreatif untuk mengalihkan si penelepon kepada orang lain atau menulis e-mail kepada Anda sebagai gantinya.
- Buatlah catatan mengenai poin-poin penting ketika Anda sedang berbicara melalui telepon. Perjelas hal-hal mengenai keputusan, komitmen, tindakan, tanggung jawab dan waktunya (dibubuhi tanggal dan jam).
- Kirimkan catatan ini melalui faksimile setelah pembicaraan lewat telepon berakhir. Kemudian arsipkan catatan ini bersama dengan korespondensi lainnya yang terkait dengan orang/klien itu.

3. Praktikkan empat hal berikut yang terkait dengan dokumen-dokumen tertulis:
- buanglah ke tempat sampah,
- limpahkan kepada orang lain,
- kerjakan sendiri, atau
- putuskan di mana Anda akan menyimpannya.

4. Tata meja Anda, sediakan tempat atau map untuk:
- Surat-surat yang akan dibaca dan dijawab.
- Surat-surat atau dokumen yang akan dikirimkan.
- Menyimpan dokumen-dokumen yang belum yakin akan dibuang atau disimpan.   Tinjaulah dokumen-dokumen tersebut sekali sebulan.
- Menyimpan dokumen mengenai tindakan khusus yang harus dikerjakan
  (per minggu atau bulan).

5. Tamu yang datang tanpa pemberitahuan lebih dulu
- Jangan menerima tamu yang datang tanpa mengadakan janji temu terlebih dulu.
- Lakukan langkah 1–2–3 Anda keluar.
    1. Lihat jam Anda.
    2. Mulai mengabaikan
    3. Saya akan pergi ke ... Mari saya antar Anda pergi keluar.¨

6. Materi-materi bacaan
- Sediakan map untuk menyimpan materi-materi bacaan.
- Potonglah/fotokopilah materi-materi bacaan dan simpan ke dalam map.

7. Saat Anda menunggu
- Gunakan waktu untuk tugas-tugas kantor sederhana:
   1. Menulis surat, memo, e-mail
   2. Menulis draft proposal
   3. Menelepon relasi
- Membaca materi-materi bacaan dari map khusus bahan bacaan.

8. Saat bepergian, lakukan hal-hal berikut:
- Mencari ide.
- Pikirkan cara merancang proposal, surat, dll.
- Menelepon untuk memberi instruksi.
- Pikirkanlah hal-hal yang akan Anda lakukan dan tuliskanlah pada Post-it
  (potongan kertas berperekat).

9. Buatlah janji temu dengan Anda sendiri.

10. Belajar berkata “tidak”
- Jangan melakukan pekerjaan orang lain.
- Jangan menerima lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat Anda tangani.
- Jangan izinkan orang lain berkunjung ke tempat Anda seenaknya.
- Jangan menghadiri pertemuan-pertemuan yang tidak perlu.